La cassa comune viene costituita al primo incontro del gruppo al completo. Verrà nominato un "cassiere" (si accettano volontari) che avrà l'onere delle registrazioni di tutte le uscite e di tutti i versamenti che saranno effettuati quando necessario (di solito 4-5 versamenti). Con la cassa comune verranno pagate tutte le spese che il gruppo affronterà quotidianamente, in modo particolare per gli aberghi, per i pasti, per gli ingressi a musei o luoghi di attrazione, per le escursioni, per i mezzi di trasporto (se non è prevista la specifica "cassa trasporti").
Può succedere che un partecipante non prenda parte ad un'attività che, invece, il resto del gruppo intende fare. In questi casi, al partecipante, viene rimborsata la propria quota parte che non è stata spesa per la sua partecipazione. Esempio: si decide la visita al Museo di Storia dell'Arte, costo del biglietto 10 Euro, se Pippo non partecipa, il cassiere pagherà 10 Euro per ogni partecipante e poi restituirà 10 Euro a Pippo che non ha preso parte alla visita.
La cassa comune deve essere controllata ogni sera per evitare errori, l'onere del controllo spetta al "cassiere" ed al coordinatore, ma ogni partecipante ha il diritto di verificarla. Personalmente preferisco che ogni sera il cassiere faccia la verifica con un diverso partecipante.
Criticità della cassa comune.
Di norma la cassa comune paga i pasti "regolari", e cioè la colazione, il pranzo (quando si fa) e/o la cena. Sono esclusi gli spuntini, le merende e quant'altro. E' ovvio che viaggiare in gruppo presuppone delle autoregolamentazioni, ed ognuno di noi saprà sicuramente comportarsi di conseguenza.
Gli alberghi che troveremo lungo l'itinerario sono tutti di discreta e/o buona qualità, per una buona gestione della cassa comune la filosofia di AnM è quella di prendere le camere più convenienti (come numero di letti e come categoria). In realtà, però, ogni gruppo decide in corso di viaggio che tipo di standard adottare, consapevole del fatto che prendere tutte le volte camere con jacuzzi in alberghi a 5 stelle "potrebbe" far lievitare la cassa comune. In realtà, anche in questo caso, cercheremo di adottare un criterio di soddisfazione per tutti, fermo restando il fatto che se qualcuno ha esigenze personali come, per esempio, dormire sempre in camera singola, sarà possibile farlo. La cosa non influirà sulla cassa comune perchè il partecipante che per motivi personali spende una cifra superiore alla cifra media spesa dal gruppo, deve reintegrare della differenza la cassa. Esempio: il gruppo spende 100 Euro a testa per dormire in camere triple, sempre Pippo preferisce prendere una camera all'Hilton spendendo 1000 Euro ... la quota fino a 100 Euro sarà pagata dalla cassa comune, i 900 Euro in più o li mette direttamente fuori Pippo, o li paga la cassa comune e Pippo li reintegra alla prima occasione.
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